Peste 500 de cutii cu documente din arhiva Primăriei Timișoara au fost transferate pentru a fi digitalizate, proces care va facilita accesul online la informații. Cel mai vechi document datând din 1978, iar unele acte sunt păstrate din anii '50, într-un spațiu dedicat de pe strada Văcărescu.
Digitalizarea permite consultarea documentelor fără necesitatea deplasării fizice la arhivă, astfel solicitările vor fi gestionate mai eficient. Primarul Dominic Fritz a subliniat că acest demers face parte dintr-un plan mai amplu de modernizare a serviciilor Primăriei, destinat să reducă birocrația și să ofere cetățenilor un acces rapid la informații.
Arhiva este împărțită între sediul principal și alte locații, iar toate documentele vor fi organizate și ambalate corespunzător, pentru a fi transferate într-un spațiu specializat în conservare. Digitalizarea va include scanarea documentelor cu tehnologie OCR, facilitând astfel indexarea și organizarea acestora pe teme specifice.
În cazul în care este necesar accesul la documentele originale, acestea vor fi disponibile în maxim 48 de ore, sau 24 de ore pentru urgențe. Depozitarea se va face conform reglementărilor Arhivelor Naționale, având în vedere condițiile de mediu controlat și securitate.
Un sistem bazat pe coduri de bare va asigura urmărirea documentelor în toate etapele de manipulare. De asemenea, pentru documentele degradate, vor fi disponibile servicii de recondiționare și restaurare. Digitalizarea va fi realizată de o firmă autorizată, Iron Mountain, în cadrul unui contract de 6 milioane lei (fără TVA), valabil până în 2029.
