Atunci când vine vorba de documentele emise automat, organizațiile trebuie să determine dacă să utilizeze semnătura electronică sau sigiliul electronic. Aceste instrumente servesc scopuri diferite, dar ambele sunt esențiale pentru validarea și securizarea documentelor digitale.
Semnătura electronică reprezintă actul de semnare realizat de o persoană fizică, având rolul de a dovedi identitatea acestuia. În contrast, sigiliul electronic este generat în numele unei persoane juridice, având scopul de a confirma originea și integritatea documentelor emise.
Comisia Europeană face o analogie între sigiliul electronic și ștampila tradițională, subliniind că sigiliul electronic calificat permite verificarea originii și integrității datelor. Astfel, un document, cum ar fi o factură, poate fi autentificat prin sigiliu, asigurându-se că nu au fost efectuate modificări ulterior.
Comparând cele două instrumente, diferențele principale sunt:
- Cine acționează? Semnătura electronică este efectuată de o persoană fizică, în timp ce sigiliul este emis de o entitate juridică.
- Ce susține? Semnătura atestă identitatea semnatarului, iar sigiliul asigură integritatea informațiilor emise de organizație.
- Cazuri frecvente de utilizare: Semnătura este utilizată pentru aprobarea documentelor, pe când sigiliul este aplicat documentelor generate automat.
Documentele emise automat sunt, în general, gestionate printr-un serviciu dedicat de sigiliu electronic, care le validează și le arhivează, apoi le trimite destinatarilor conform procedurilor interne ale companiei.
Utilizarea sigiliului electronic este recomandată pentru documentele care trebuie să demonstreze proveniența de la companie, în timp ce semnătura electronică este necesară atunci când este nevoie de aprobarea unei persoane. De exemplu, documentele precum adeverințele de venit pot fi emise automat cu sigiliul, dar contractele importante necesită semnătura unui reprezentant autorizat.
În cazul în care se dorește o abordare mixtă, sigiliul poate fi aplicat documentului la generare, iar semnătura electronică poate fi adăugată ulterior, odată ce persoana autorizată își dă acordul.
Organizațiile care nu au implementat încă automatizarea documentelor trebuie să parcurgă un proces de documentare pentru a determina soluțiile adecvate. În general, dacă un document trebuie să dovedească pur și simplu proveniența, sigiliul electronic este suficient, dar pentru aprobarea de către o persoană, semnătura electronică devine esențială.
Este esențial ca organizațiile să achiziționeze aceste servicii de la furnizori calificați, care figurează pe lista de încredere a Autorității pentru Digitalizarea României.
