În ultima vreme, specialiștii atrag atenția asupra unei metode de fraudă în care firmele primesc facturi pentru produse sau servicii care nu au fost solicitate sau livrate. Această situație profită de volumul mare de documente gestionate zilnic de companii mari.
Frauda este concepută astfel încât să nu fie ușor detectată. Facturile implicate au, de obicei, sume moderate, care pot părea credibile la o verificare inițială. În unele cazuri, aceste documente au fost plătite automat, fie din obișnuință, fie datorită relațiilor comerciale existente.
„Unele firme au profitat de această situație, trimițând facturi în sistemul e-Factura cu sume care nu ridică suspiciuni, mai ales în cazul companiilor cu un volum mare de documente. Totuși, o analiză detaliată arată că aceste facturi nu corespund unor bunuri sau servicii reale”, a menționat un antreprenor și expert contabil.
Companiile vizate sunt cele cu un flux mare de facturi, unde procesarea rapidă a documentelor poate duce la omisiuni în verificările necesare. Specialiștii subliniază că simpla existență a unei facturi în sistem nu garantează autenticitatea tranzacției.
Experții recomandă verificarea fiecărui document în raport cu contractele, comenzile și procesele-verbale de recepție. De asemenea, este esențial să se confirme achiziția cu departamentul relevant înainte de a autoriza orice plată.
Responsabilitatea verificării nu ar trebui să revină doar departamentului financiar. Implicarea echipelor operaționale sau a persoanelor care au recepționat bunurile poate diminua semnificativ riscurile de plăți nejustificate.
În contextul digitalizării, companiile trebuie să-și adapteze procedurile interne de control. O atenție sporită asupra fiecărei facturi, chiar și pentru cele cu sume obișnuite, poate preveni pierderi financiare și probleme administrative generate de documente fără acoperire.
